فرآیند خرید کالا و خدمات یکی از مهم‌ترین مراحل در هر سازمان است و تأثیر قابل‌توجهی بر بهره‌وری و سودآوری آن دارد.یک روش اجرایی کارآمد در خرید می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد، کیفیت کالا و خدمات را تضمین کند و از اتلاف زمان جلوگیری کند.در این مقاله، یک روش اجرایی جدید و کاربردی برای خرید کالا و خدمات در ۵ قدم ساده ارائه خواهد شد که می‌تواند به بهبود عملکرد واحد خرید کمک کند.
۱.برنامه‌ریزی و شناسایی نیازها
اولین قدم در فرآیند خرید، برنامه‌ریزی دقیق و شناسایی نیازهای سازمان است.بدون درک صحیح از نیازهای واقعی، خرید کالا و خدمات ممکن است باعث اتلاف منابع و زمان شود.در این مرحله، واحد خرید باید با تمامی واحدهای سازمانی ارتباط برقرار کند تا نیازهای آن‌ها را به‌طور دقیق مشخص کند.
برای این کار، می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:
- برگزاری جلسات منظم با واحدهای مختلف: این جلسات به هماهنگی بهتر بین واحدها و شناسایی نیازهای واقعی کمک می‌کند.
- تهیه لیست اقلام و خدمات موردنیاز: لیستی از نیازها که شامل توضیحات، تعداد و زمان‌بندی موردنظر است، باید به‌طور دقیق تنظیم شود.
این برنامه‌ریزی و شناسایی دقیق نیازها به سازمان کمک می‌کند تا از خریدهای غیرضروری و تکراری جلوگیری کند و بهینه‌ترین استفاده را از منابع خود داشته باشد.
۲.جستجو و ارزیابی تأمین‌کنندگان
در قدم دوم، باید به دنبال تأمین‌کنندگان معتبر و مناسب برای تأمین کالا و خدمات موردنیاز باشید.انتخاب تأمین‌کننده‌های مناسب می‌تواند تأثیر چشمگیری بر کیفیت کالاها و خدمات دریافتی و همچنین هزینه‌ها داشته باشد.این مرحله شامل جستجو، مقایسه و ارزیابی تأمین‌کنندگان است.
- تحقیقات بازار: برای شناسایی تأمین‌کنندگان معتبر، می‌توان تحقیقات بازار انجام داد و اطلاعات لازم را درباره تأمین‌کنندگان مختلف جمع‌آوری کرد.
- درخواست اطلاعات و پیشنهادات RFI و RFP درخواست اطلاعات و پیشنهادات از تأمین‌کنندگان کمک می‌کند تا آن‌ها را با معیارهای مشخص ارزیابی کرده و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
- ارزیابی بر اساس معیارهای کیفی و قیمتی: در ارزیابی تأمین‌کنندگان، فاکتورهای متعددی مانند قیمت، کیفیت، زمان تحویل و شرایط پرداخت باید در نظر گرفته شوند.
این مرحله از فرآیند خرید به سازمان کمک می‌کند تا با انتخاب بهترین تأمین‌کننده‌ها، از کیفیت کالا و خدمات اطمینان حاصل کند و در عین حال هزینه‌های خود را مدیریت کند.
۳.مذاکره و عقد قرارداد
مذاکره با تأمین‌کنندگان یکی از مراحل حیاتی در فرآیند خرید است.در این مرحله، تیم خرید باید با تأمین‌کنندگان مذاکره کند تا به بهترین قیمت و شرایط ممکن دست یابد.این مذاکره‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند تخفیف‌های ویژه، شرایط پرداخت، زمان تحویل و ضمانت کیفیت کالا باشند.
- بررسی شرایط و الزامات سازمانی: قبل از مذاکره، باید الزامات سازمان را مرور کرده و اطمینان حاصل کرد که تأمین‌کننده موردنظر قادر به برآورده کردن آن‌هاست.
- مذاکره برای بهترین شرایط: در حین مذاکره، تیم خرید باید تلاش کند تا شرایطی مانند تخفیف‌ها، مدت زمان تحویل و روش‌های پرداخت را به نفع سازمان تنظیم کند.
- عقد قرارداد کتبی: پس از رسیدن به توافق، یک قرارداد کتبی و رسمی بین سازمان و تأمین‌کننده تنظیم و امضا می‌شود.این قرارداد شامل تمامی شرایط و ضوابط مورد توافق است.
انعقاد قرارداد با شرایط مناسب، سازمان را از مشکلات و اختلافات احتمالی در آینده محافظت می‌کند و به تضمین کیفیت و زمان‌بندی کالا و خدمات کمک می‌کند.
۴.نظارت و مدیریت فرآیند خرید
در این مرحله، اجرای سفارش و مدیریت فرآیند خرید آغاز می‌شود.نظارت بر نحوه اجرای تعهدات تأمین‌کننده و پیگیری مستمر، از اهمیت بالایی برخوردار است.تیم خرید باید مطمئن شود که تأمین‌کننده به تمامی موارد مندرج در قرارداد پایبند است.
- پیگیری سفارش‌ها: پیگیری سفارش‌های ثبت‌شده و اطمینان از رعایت زمان‌بندی توافق‌شده توسط تأمین‌کننده، از نکات حیاتی در این مرحله است.
- کنترل کیفیت کالا و خدمات دریافتی: پس از دریافت کالا یا خدمات، واحد خرید باید کیفیت آن‌ها را بررسی کند تا مطابقت آن‌ها با استانداردهای تعیین‌شده تأیید شود.
- مدیریت امور مالی: مدیریت امور مالی و انجام پرداخت‌ها نیز از وظایف تیم خرید در این مرحله است.تیم باید از اجرای دقیق شرایط پرداخت و تحویل طبق قرارداد مطمئن شود.
این مرحله از فرآیند خرید به سازمان کمک می‌کند تا از کیفیت کالاها و خدمات و همچنین انطباق آن‌ها با زمان‌بندی توافق‌شده اطمینان حاصل کند.
۵.ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان و بهبود مستمر
پس از اتمام فرآیند خرید، ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان و فرآیند خرید به‌منظور بهبود مستمر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.در این مرحله، باید عملکرد تأمین‌کنندگان بر اساس معیارهایی مانند کیفیت کالاها، زمان تحویل و پایبندی به شرایط قرارداد ارزیابی شود.
- استفاده از بازخوردها: تیم خرید می‌تواند از بازخوردهای مشتریان داخلی و همچنین اطلاعات به‌دست‌آمده از نظارت بر فرآیند خرید استفاده کند تا نقاط ضعف و قوت تأمین‌کنندگان را شناسایی کند.
- ایجاد سیستم ارزیابی تأمین‌کنندگان: با استفاده از یک سیستم ارزیابی، سازمان می‌تواند به‌طور دوره‌ای عملکرد تأمین‌کنندگان را ارزیابی کند و در صورت نیاز، اقدام به تغییر تأمین‌کنندگان کند.
- بهبود مستمر فرآیند خرید: این ارزیابی‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا فرآیند خرید را به‌صورت مداوم بهبود بخشد و از تجارب گذشته برای بهینه‌سازی فرآیندهای آینده بهره‌برداری کند.
این مرحله پایانی فرآیند خرید به سازمان کمک می‌کند تا روابط خود با تأمین‌کنندگان را بهبود دهد و از خدمات بهتری در آینده بهره‌مند شود.
روش اجرایی خرید کالا و خدمات در ۵ قدم ساده که در این مقاله ارائه شد، چارچوبی موثر و کاربردی برای انجام خریدهای سازمانی فراهم می‌کند.این روش شامل برنامه‌ریزی و شناسایی نیازها، ارزیابی تأمین‌کنندگان، مذاکره و عقد قرارداد، نظارت بر فرآیند خرید و ارزیابی عملکرد است.با اجرای دقیق این مراحل، سازمان می‌تواند به خریدهای باکیفیت و کارآمد دست یابد و از منابع خود به بهترین نحو استفاده کند.
